Nouvelles précisions sur la base de données économiques et sociales (circulaire du 18 Mars 2014)

Dans notre newsletter de février 2014, nous vous annoncions la nécessité de mettre en place une base de données économiques et sociales (BDES) au plus tard le 14 juin 2014 pour les entreprises de plus de 300 salariés et le 14 juin 2015 pour celles de moins de 300 salariés, les entreprises de moins de 50 salariés n’étant pas
soumises à cette mesure.

Une circulaire de la Direction Générale du Travail (DGT) du 18 mars 2014 est venue préciser le contenu et les modalités de mise en place de cette BDES.

Précision sur l’application des délais de mise en place de la BDES

Le délai du 14 juin (2014 ou 2015) ne concerne que la mise à disposition sur la BDES des seules informations concernant les orientations stratégiques (données chiffrées relatives à la marche de l’entreprise pour les années N, N+1, +2 et +3), les informations transmises de manière récurrente au CE ne devant être mises à disposition sur la BDES que fin décembre 2016.

Modalités d’accès et de consultation de la BDES

Aux termes de l’article R.2323-1-6 du Code du travail, ces modalités sont fixées par l’employeur.

La DGT recommande néanmoins de privilégier la voie de l’accord d’entreprise ou de groupe.

La BDES doit être mise en place au seul niveau de l’entreprise, aucune disposition ne l’imposant au niveau de l’établissement.

En revanche, s’agissant de l’Unité économique et sociale, dès lors que la mise en place du Comité d’entreprise est obligatoire, l’employeur doit aussi instituer une BDES propre à l’UES.

Rien n’empêche en outre la mise en place d’une BDES au niveau du groupe, dont les modalités seraient définies par convention ou accord de groupe.

Accès, contenu, confidentialité et mise à jour

Qui sont les personnes ayant accès à la BDES ? Le Comité d’entreprise (ou à défaut la Délégation Unique du Personnel, DUP), les délégués syndicaux et les membres du CHSCT (art L. 2323-7-2).

Quelles sont les modalités d’accès  ? L’employeur n’est pas tenu de garantir un accès 24h sur 24, 7 jours sur 7, et à distance, la consultation de la BDES pouvant être limitée par l’accès exclusivement à partir des ordinateurs de l’entreprise ou imposant de se rendre dans les locaux de l’entreprise.

La mise à jour de la BDES : Deux sortes d’informations sont transmises au Conseil d’Entreprise par le biais de la BDES : les informations sur l’orientation stratégique de l’entreprise et les informations transmises de manière récurrente au CE (cf. newsletter de février 2014).

L’employeur est tenu de mettre à jour la BDES dans le respect les délais légaux propres à chaque information transmise de manière récurrente (R.2323-1-9 du Code du travail).

La circulaire donne une grande importance à cette mise à jour, puisqu’elle permet aux informations transmises de manière récurrente de valoir communication aux membres du CE, cet effet ne visant ni les informations ponctuelles, ni celles destinées aux autres IRP (délégués syndicaux et CHSCT).

La confidentialité des informations de la BDES  : Certaines informations mises à disposition sur la BDES peuvent revêtir un caractère confidentiel, notamment celles relatives à la marche de l’entreprise et aux orientations stratégiques sur les années N+1, +2, +3.